Ajánlások hivatalos levelezéshez
Ajánlások az oktatókkal és az adminisztrátor munkatársakkal történő kommunikációhoz
Köszönés, megszólítás, elköszönés szóban és írásban
- Az aktuális napszaknak megfelelő teljes köszönőformákat használja (pl. Jó reggelt kívánok!, Jó napot kívánok! és nem
Jó napot! vagy Szép napot!) (hasonló módon elköszönéskor: Viszontlátásra! és nem Viszlát!).
- A tanszék oktatóit szóban (ha pl. keres valakit a tanszéken) a következőképpen szólítsa meg vagy említse: X. Y. tanár úr, X. Y. tanárnő, vagy X. tanár úr, X. tanárnő (pl. Tóth Mária tanárnő, vagy Tóth tanárnő), és nem
X. Y. (tehát nem Tóth Mária).
- Írásban (levél, e-mail írásakor) megszólítás esetén használja a nagy kezdőbetűs változatot (pl. Tisztelt/Kedves X. Tanár Úr!, Tisztelt X. Tanárnő!, Tisztelt Tóth Tanár Úr!, Tisztelt Szabó Tanárnő! Tisztelt Tanár Úr! Kedves Tanárnő!). (Nota bene: a tanárnő szót egybe kell írni!) Kerülendő továbbá a Kedves/Tisztelt + az oktató keresztneve (pl.
Kedves Mária!, Tisztelt Mária!), valamint a Kedves + Dr. X. (pl. Kedves Dr. Tóth!), megszólítások, továbbá egyéb nem elfogadott formák, pl. Hölgyem!, Kolléganő!, T. Tanárnő!.
- Levelezések eleji és végi üdvözlő formulák használatakor kerülje a különféle jókívánságokat (pl.
Szép napot/estét/Jó hétvégét kívánok a Tanár Úrnak/Tanárnőnek!). Helyettük a levél elején a Tisztelt X. Tanár Úr/Tanárnő!, a levél végén pedig a Tisztelettel/Üdvözlettel formákat használja, és a teljes nevét írja alá (pl. Kovács Judit, és nem Judit).
- Az adminisztrátor kollégákkal történő levelezés és szóbeli kommunikáció során a magázódás az elvárt. Megszólításban tehát a Tisztelt Tanszéki Ügyintéző!, esetleg a Tisztelt X. Úr/Asszony/Kisasszony! formákat használja (Pl. Tisztelt Kovács Úr!)
Levelek, e-mailek tartalma, formája
- Az oktatóknak és az adminisztratív munkatársaknak küldött e-mailek formája legyen hivatalos, tartalmuk legyen világos, lényegre törő, pl. melyik kurzusra, milyen csoportba jár a hallgató, és mit szeretne kérni (nota bene: az oktatók nem tudják emelni, bővíteni a kurzusok létszámát, a félév elején ilyen kéréssel tehát nem őket kell keresni, hanem a tanszéken kell jelezni írásban ezeket az igényeket).
- Ne küldjön üres leveket (pl. dolgozatot e-mail csatolmányként úgy, hogy maga a levél üres). Mindig szerepeljen az e-mailben, ki, milyen céllal és mit küld az oktatónak. (A legjobb, ha a kísérő levélen kívül röviden már a tárgy mezőben is jelzi az e-mail tartalmát).
- Hivatalos levelezéskor (tanulmányi és vizsgaügyekben, kérések előterjesztésekor) az e-mail-cím megválasztása sokat elárul a levél küldőjéről; ne használjon tehát különböző fantázianeveket az e-mail-címben, illetve a felhasználónévben, mert ezek alapján egyrészt sok esetben nem tudja azonosítani a címzett a levél küldőjét, másrészt udvariatlanságnak számít hivatalos ügyben ilyen e-mail-címekről levelezni.
- Ne küldjön az oktatóknak humoros, ironizáló leveleket, pl. azért nem tudott eljönni valaki a reggeli vizsgára, mert ilyenkor tud jól aludni (sic!).
- Hasonló módon kerülje az oktatóknak és a tanszéki adminisztrátornak írt levelekben az emotikonok (smiley-k) használatát.
- Ügyeljen a helyesírásra!
